Tietosuojaseloste

Tämä on Gubbe Sydänystävä Oy:n EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukainen rekisteri- ja tietosuojaseloste. Päivitetty: 11.9.2023

Mikä on Gubbe?

Gubbe Sydänystävä Oy on hoivapalvelu ikäihmisille sekä vammaisille henkilöille. Palvelun sisältö räätälöidään asiakkaan tarpeiden mukaisesti. Palvelu on esimerkiksi ulkoilua, aktivointia, asiointiapua, seuraa ja apua kotiaskareiden sekä teknisten laitteiden kanssa. Tarjoamme myös esimerkiksi hygienia-apua ja kotisairaanhoitoa.

Mikä tämä tietosuojaseloste on?

Tämä tietosuojaseloste on dokumentti, jossa kerromme, miten Gubbe Sydänystävä Oy käsittelee tilaajien, asiakkaiden, työnsuorittajahakijoiden ja työnsuorittajien henkilötietoja. Tietosuojaselosteen tavoitteena on kertoa nämä tiedot mahdollisimman selkeästi ja ymmärrettävästi, mutta mikäli jokin on epäselvää tai sinulla on muita kysymyksiä Gubben tietojenkäsittelyyn liittyen, voit ottaa yhteyttä Gubben tietosuojavastaavaan privacy@gubbe.com.

Gubben palveluiden käytön edellytyksenä on tämän tietosuojaselosteen mukaisten henkilötietojen käsittelyn hyväksyminen, joten toivomme asianomaisten lukevan tämän tietosuojaselosteen tarkasti.

Tämä tietosuojaseloste koskee ainoastaan Gubben suorittamaa tietojen käsittelyä. Tietosuojaseloste ei kata kolmansien osapuolien suorittamaa tietojen käsittelyä, eikä Gubbe ole vastuussa kolmansien osapuolien suorittamasta käsittelystä.

‍1. Rekisterinpitäjä ja henkilötietojen käsittelijä

Rekisterinpitäjä tarkoittaa yritystä, joka vastaa tietojen käsittelystä, eli Gubbe Sydänystävä Oy:ta.

Rekisterinpitäjä ja rekisterinpitäjän yhteystiedot:

Gubbe Sydänystävä Oy (myöhemmin ”Gubbe”, ”me”)
Y-tunnus: 2949014-6
Sähköpostiosoite: info@gubbe.com
Postiosoite: Otakaari 5, 02150 Espoo

Tietosuoja-asioissa pyydämme ensisijaisesti olemaan yhteydessä yrityksemme tietosuojavastaavaan:

Tietosuojavastaavan yhteystiedot:

Kaisa Kärki

puh. 044 724 6007 (asiakaspalvelun numero auki klo 8–16)
privacy@gubbe.com

Henkilötietojen käsittelijä:

Kun Gubbe Sydänystävä Oy tuottaa palvelua palvelun tilanneen hyvinvointialueen tai kunnan lukuun, joka on järjestämisvastuussa palvelujen suhteen, toimii rekisterinpitäjänä palvelun tilannut kunta tai hyvinvointialue asiakastietoihin nähden. Tällöin Gubbe Sydänystävä Oy puolestaan toimii tietosuoja-asetuksen mukaisena henkilötietojen

käsittelijänä useiden rekisterinpitäjien lukuun.

Hyvinvointialueiden henkilötietojen käsittelyä koskevista käytännöistä on saatavilla lisätietoa maksusitoumuksen tai palvelusetelin myöntäneen kunnan verkkosivuilta tai ottamalla yhteyttä palvelun myöntäneeseen tahoon, joka ilmenee päätöksestä tai palvelusetelistä.

Käsittelijän yhteystiedot:

Gubbe Sydänystävä Oy (myöhemmin ”Gubbe”, ”me”)
Y-tunnus: 2949014-6

Sähköpostiosoite: info@gubbe.com
Postiosoite: Otakaari 5, 02150 Espoo

2. Henkilötietojen käsittely

Keräämme erilaisia henkilötietoja Gubben palveluiden toimittamista, myyntiä- ja markkinointia sekä yrityksen toiminnan ja paveluiden kehittämistä varten. Tässä osiossa kerromme millaisia henkilötietoja käsittelemme erilaisilta kohderyhmiltä.

Käytämme henkilötietojen käsittelyyn CRM-järjestelmää (pipedrive®), omaa toiminnanohjausjärjestelmää, sekä DomaCare® sosiaalihuollon toiminnaohjausjärjestelmää. Sähköistä henkilötietoainestoa säilytämme suojatuilla palvelimilla, joita hallinnoimme yhdessä palveluntarjoajiemme kanssa. Sähköinen henkilöstötietoaineisto on aina suojattu salasanalla.

Mahdollinen manuaalinen aineisto säilytetään lukitussa tilassa, johon on pääsy vain erikseen oikeuden saaneilla henkilöillä.

Kohderyhmillä tarkoitetaan seuraavia ryhmiä (jäljempänä käytetty lyhyt nimitys suluissa)

potentiaaliset tilaajat & asiakkaat, joita lähestytään myynti- ja markkinointitarkoituksissa (myynti- ja markkinointiyleisö)
palveluita tilaavat yksityiset henkilöasiakkaat, tyypillisesti ikäihmisen omainen (tilaajat)
palveluita tilaavien yritysten, yhdistysten tai julkisyhteisöjen henkilöedustajat (yritysten yhteyshenkilöt)
palvelun loppukäyttäjät, tyypillisesti ikäihminen (loppukäyttäjäasiakkaat)
työnsuorittajiksi hakevat (työnsuorittajahakijat)
toimeksiannon saaneet työnsuorittajat, niin kutsutut “gubbet” (työnsuorittajat)

Lisäksi kerromme lyhyesti, mitä tarkoitusta varten kyseisiä tietoja keräämme ja käsittelemme. Käyttötarkoituksista ja oikeusperusteista on lisää tietoa jäljempänä.

Perus- ja yhteystiedot

Esimerkiksi

etu- ja sukunimi
sähköpostiosoite
lähiosoite
kieli
syntymävuosi
sukupuoli
puhelinnumero

Keneltä keräämme? Myynti- ja markkinointiyleisö, tilaajat, yritysten yhteyshenkilöt, loppukäyttäjäasiakkaat, työnsuorittajahakijat, työnsuorittajat

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Myynti- ja markkinointitarkoitukset, asiakas- ja työnsuorittajasuhteiden ylläpito, sopimuksenmukaisten palveluiden toimittaminen

Tarkemmat yksilöintitiedot

syntymäaika
henkilötunnus

Keneltä keräämme? Loppukäyttäjäasiakkaat, työnsuorittajahakijat, työnsuorittajat

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Henkilötunnusta tarvitaan loppukäyttäjäasiakkaan kanssa tehtävää palvelusopimusta varten. Pavelusopimus on vaatimus arvonlisäverotonta palvelun myyntiä varten. Työnsuorittajien kohdalla henkilötunnusta käytetään työnsuorittajan tunnistamiseen ja turvallisuustoimenpiteitä (esim. luottotietojen tarkastaminen) varten, koska työsuoritukseen liittyy itsenäistä työskentelyä asiakkaan kotona.

Muut henkilöön liittyvät kuvailevat tiedot

Tarjotaksemme yksilöllisiä ja räätälöityjä palveluita, keräämme sitä varten tarpeellisia taustatietoja loppukäyttäjäasiakkaasta. Saatamme kerätä ja käsitellä kuvausta esimerkiksi

asumismuodosta
mielenkiinnon kohteista
erityistoiveista
muista asiakkaan tarkoituksellisesti tietoomme saattamista asioista

Keneltä keräämme? Loppukäyttäjäasiakkaat

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Räätälöidyn ja yksilöllisen palvelun toimittamista ja palvelusuunnitelman laatimista varten.

Asiakas- ja palvelusuhteeseen liittyvät tiedot

Palvelun toimittamisen ja asiakaspalvelun yhteydessä keräämme asiakassuhteeseen liittyen tietoja. Nämä tiedot eivät lähtökohtaisesti ole henkilötietoja, mutta joissain tapauksissa etenkin muihin tietoihin yhdistettäessä ne voidaan luokitella henkilötiedoiksi. Esimerkkejä palvelutilanteessa kerättävistä tiedoista:

kuvaus palvelukäynnin tapahtumista
vastaanotetut asiakaspalautteet
tiedot tilauksista ja laskutuksesta
tiedot sopivista yhteydenottoajoista

Keneltä keräämme? Loppukäyttäjäasiakkaat, tilaajat, yritysten yhteyshenkilöt

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Sopimusperusteisen asiakassuhteen hoitoa varten, ja kehittääksemme palveluitamme.

Työnsuorittajahakijoilta kysytyt taustatiedot

Edellä mainittujen henkilötietojen lisäksi työnsuorittajahakijoilta (ja siten myös työnsuorittajilta) kysymme työkokemukseen ja koulutustaustaan liittyviä tietoja, esimerkiksi tiedot

koulutuksesta
työkokemuksesta
mahdollisista terveydenhuollon pätevyyksistä
ajo-oikeudesta
muut työnsuorittajahakijan hakuprosessin yhteydessä luovuttamat työsuorituksen kannalta tarpeelliset tiedot

Keneltä keräämme? Työnsuorittajahakijat, työnsuorittajat

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Voidaksemme tehdä päätöksen työnsuorittajaksi hakeutuvan henkilön soveltuvuudesta suorittamaan palvelukäyntejä, ja voidaksemme lopulta yhdistää työnsuorittajan ja asiakkaan toisiinsa.

Sosiaalihuollon asiakastietojen käsittely

Gubbe Sydänystävä Oy:llä on käyttöoikeus oman rekisterinsä:

asiakkuusasiakirjaan
sopimusasiakirjaan
asiakassuunnitelmaan
niitä sosiaalipalveluja koskeviin asiakastietoihin, joita palveluntuottaja tarjoaa

Keneltä keräämme? Loppukäyttäjäasiakkaat

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Sopimuksen mukaisten palvelujen tuottamiseksi. Esimerkiksi sopivan palvelukäyntejä toimittavan työnsuorittajan löytämiseksi, työnsuorittajan perehdyttämiseksi ja sovitun palvelun toteuttamiseksi, kuten avustaminen fysioterapiaohjelman suorittamisessa, toteuttamiseksi.

Automaattisesti kerätyt tiedot

Parantaaksemme digitaalisia palveluitamme, keräämme verkkosivuiltamme ja mobiilisovelluksistamme joitain tietoja automaattisesti.

Näitä ovat esimerkiksi

Verkkosivuilla vierailun kesto ja ajankohta
Verkkosivuilla ja mobiilisovelluksissa tehdyt toimet
Käytetyn verkkoselaimen tai mobiililaitteen malli ja versio
Käyttöjärjestelmä
IP-osoite

Keneltä keräämme? Kaikki digitaalisia palvelujamme (verkkosivut ja mobiilisovellukset) käyttävät

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Digitaalisten palveluidemme suorituskyvyn tarkkailemiseksi ja digitaalisten palveluidemme kehittämiseksi.

Asiakastutkimusten yhteydessä kerätyt tiedot

Gubben palveluiden kehittämiseksi tehdään säännöllisesti erilaisia asiakastutkimuksia, joiden yhteydessä saatetaan kerätä jo mainittuja tarkempia tietoja. Tutkimuksiin osallistuminen on täysin vapaaehtoista ja tietojen luovuttaminen tapahtuu asiakkaan tai tilaajan omalla suostumuksella. Tutkimuksissa saatamme kerätä palveluun liittyvien tietojen lisäksi lisätietoja esimerkiksi

Ammatista
Kiinnostuksen kohteista
Perheestä
Teknologian käyttöön liittyvistä tottumuksista

Keneltä keräämme? Vapaaehtoisesti tutkimukseen osallistujilta. Pääsääntöisesti tilaajat ja myynti- ja markkinointiyleisö.

Pääsääntöisesti mitä tarkoitusta varten? Palveluiden ja markkinoinnin kehittämistä varten.

3. Henkilötietojen säännönmukaiset lähteet

Henkilötietoja kerätään pääsääntöisesti rekisteröidyltä itseltään eri kanavia pitkin. Henkilötietoja ei kerätä ulkopuolisista lähteistä tai palveluista.

Rekisteröidyn itse luovuttamat tiedot

Säännönmukaiset tietolähteet

Kanavat, joiden kautta henkilötiedot pääsääntöisesti luovutetaan ja kerätään

verkkolomakkeet
sähköpostiviestit
tekstiviestit
puhelut
sosiaalisen median palveluiden viestit
fyysiset tapaamiset
lomakkeet digitaalisten sovellusten sisällä
chat-viestit asiakaspalveluun

Säännönmukaiset tilanteet, joissa rekisteröidyt luovuttavat tietojaan

Loppukäyttäjäasiakkaat, tilaajat, yritys- ja julkisyhteistöasiakkaiden edustajat

myyntitapaamisia sovittaessa
myyntitapaamisissa
palveluntarpeen alkukartoituksessa
palveluita tilatessa
palvelusopimusta laadittaessa
palvelukäyntien yhteydessä
asiakaspalvelutilanteessa ja asiakassuhteen hoitoon liittyvissä tilanteissa
asiakaspalautteita annettaessa
arvontoihin ja muihin markkinointikampanjoihin osallistuessa

Työnsuorittajat ja työnsuorittajahakijat

Työnsuorittajaksihakuprosessissa
hakemus
haastattelu
Toimeksiantosopimusta laadittaessa
Toimeksiannon tuki- ja ohjaustapahtumien yhteydessä

Automaattisesti kerätyt tiedot

Evästeet

Evästeet ovat pieniä tekstitiedostoja, jotka verkkosivusto tallentaa laitteellesi. Evästeitä käytetään parantamaan verkkosivuston käyttäjäkokemusta.

Gubben verkkosivulla navigoidessa, käyttäjältä kysytään evästeiden käytöstä. Verkkosivun toiminnallisuuksien, kuten kirjautumisen ja aiempien keskustelujen muistamisen kannalta pakolliset evästeet asetetaan automaattisesti, muut evästeet erillisellä suostumuksella. Muita evästeitä ovat esimerkiksi sivuston toimintojen tehokkuuden optimointiin tarkoitetut evästeet, sekä seuranta- ja analytiikkaevästeet. Seuranta- ja analytiikkaevästeitä käytetään verkkosivujen käyton seuraamiseksi ja palveluiden parantamiseksi. Jo sallittuja evästeitä voi muuttaa milloin vain Gubben verkkosivuilla.

Käyttäjät voivat myös estää evästeiden käytön selaimessaan tai asettaa selaimensa varoittamaan, kun evästeitä yritetään asentaa. On huomioitava, että näin tehdessä jotkin palvelun toiminnallisuudet eivät välttämättä toimi oikein. Lisätietoja evästeistä ja niiden poistamisesta löytyy osoitteesta www.allaboutcookies.org.

Gubben verkkosivut käyttävät Google Analyticsia ja muita analytiikkatyökaluja luodakseen raportteja internetsivun käytöstä, jotta sivuja sekä palvelua voitaisiin parantaa. Lisätietoa Google Analyticsista löytyy osoitteessa http://www.google.com/analytics. Google Analyticsin suorittamasta tietojen keräämisestä voi kieltäytyä lataamalla selaimeen lisäosan osoitteesta https://tools.google.com/dlpage/gaoptout.

Muiden digitaalisten palveluiden käytön yhteydessä kerätty tieto

Samaan tapaan kuin keräämme evästeiden avulla verkkosivujemme käyttäjistä tietoja, myös muiden digitaalisten palveluidemme, kuten mobiilisovellusten käytön yhteydessä kerätään tietoja automaattisesti.

Kuten edempänä esiteltiin, nämä tiedot ovat lähinnä teknisiä tietoja palvelun käytöstä. Esimerkiksi mobiilisovelluksien tapauksessa tämä voi tarkoittaa tietoa käytetystä laitemallista ja käyttöjärjestelmästä, sovelluksen sisällä käytetyt toiminnallisuudet ja vieraillut sivut, käytön aika, käytön yhteydessä kohdatut ongelmat.

4. Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus ja oikeusperuste

Mitä tarkoitusta varten käsittelemme henkilötietoja?

Gubbe käsittelee henkilötietoja useita tarkoituksia varten:

Tarjotaksemme palveluita sekä täyttääkseen sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuudet

Gubbe käsittelee henkilötietoja ensisijaisesti tarjotakseen palveluita asiakkailleen. Gubbe käyttää henkilötietoja suorittaakseen sopimussuhteeseen perustuvat velvollisuutensa. Henkilötietoja käytetään palveluiden toimittamiseen ja asiakassuhteen hoitoon. Mikäli käyttäjä ottaa yhteyttä asiakaspalveluun, annettuja tietoja käytetään vastauksen löytämiseksi ja mahdollisten reklamaatioiden ratkaisemiseksi.

Asiakasviestintään ja markkinointiin

Gubbe voi käsitellä henkilötietoja ottaakseen yhteyttä asiakkaisiin palveluun liittyen ja ilmoittaakseen palveluita ja tuotteita koskevista muutoksista, sekä markkinoidakseen palveluitaan asiakkaille. Tietoja käytetään myös tutkimukseen ja analysointiin digitaalisten palveluidemme parantamiseksi.

Laadun parantamiseksi ja kehityssuuntauksien analysoimiseksi

Gubbe voi käsitellä tietoja palveluiden käytöstä parantaakseen palveluidensa laatua esimerkiksi analysoimalla erilaisia palveluiden käyttöön liittyviä kehityssuuntauksia. Tähän tarkoitukseen pyritään käyttämään mahdollisuuksien mukaan anonyymia tietoa, josta henkilöä ei voida tunnistaa.

Työnsuorittajien rekrytoimiseksi ja toimeksiantojen hallinnoimiseksi

Gubbe käsittelee työnsuorittajien ja työnsuorittajahakijoiden henkilötietoja toimeksiantosuhteen perustamiseksi ja ylläpitämiseksi, esimerkiksi arvioidakseen heidän soveltuvuuttaan toimittamaan palvelukäyntejä, toimeksiantosopimuksen laatimiseksi, sopivan asiakkaan löytämiseksi.

Käsittelyn oikeusperusteet

Tehdyn sopimuksen perusteella

Gubbe käsittelee henkilötietoja pääsääntöiseksi hoitaakseen eri osapuolten välisistä sopimuksista johtuvat velvollisuudet tilaajia, asiakkaita ja työnsuorittajia kohtaan.

Käsittelyn kohteen suostumuksella

Gubbe käsittelee henkilötietoja, jotka eivät ole olemassa olevan sopimussuhteen tai laillisen velvoitteen takia välttämättömiä, mutta esimerkiksi toiminnan kehittämisen kannalta tarpeellisia rekisteröidyn suostumuksella. Suostumus kysytään tyypillisesti esimerkiksi rastittamalla ruutu verkkolomakkeen yhteydessä.

Käsittelyn kohteen nimenomaisella suostumuksella

Gubbe käsittelee erityisiä henkilötietoryhmiä, kuten terveydentilaan liittyviä tietoja rekisteröidyn nimenomaisella suostumuksella. Nimenomaisella suostumuksella tarkoitetaan, että tahdonilmaisu pyydetään tarkasti rajattuihin tietoihin tarkasti rajattuihin tarkoituksiin.

Suostumuksen voi aina peruuttaa yhtä helposti kuin sen voi antaa. Tapauksesta riippuen suostumuksen voi peruuttaa muuttamalla asetuksia digitaalisessa palvelussa tai ottamaan yhteyttä Gubben asiakaspalveluun asiakaspalvelu@gubbe.com tai tietosuojavastaavaan privacy@gubbe.com.

Oikeutetun edun perusteella

Henkilötietoja voidaan myös käsitellä palveluiden ja liiketoiminnan ylläpitämiseksi ja kehittämiseksi. Tällaisissa tilanteissa arvioimme Gubben omaa oikeutettua etua rekisteröidyn yksityisyydensuojaa vastaan, ja esimerkiksi tarjoamme mahdollisuuden kieltäytyä uutiskirjeistämme ja suoramarkkinoinnista.

Lakisääteisten velvoitteiden täyttämiseksi

Joissain tapauksissa Gubbella on laillinen velvoite käsitellä henkilötietoja. Esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään tilikauden tositteet, jotka voivat sisältää henkilötietoja, kuusi vuotta tilikauden päättymisen jälkeen.

Automaattinen päätöksenteko

Rekisteriä ei käytetä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin (EU:n tietosuoja-asetuksen artikla 22). Mahdollisista rekisteröidyn tietoon kohdistuneista tietoturvaloukkauksista tiedotetaan rekisteröidyille ja viranomaisille säädösten mukaisesti.

5. Henkilötietojen luovutukset ja siirrot

Missä tilanteessa voimme luovuttaa henkilötietoja?

Tietoja ei luovuteta säännönmukaisesti.

Jaamme henkilötietoja Gubben organisaation sisällä ja vain siinä laajuudessa kuin on tarpeen palveluidemme suorittamiseksi ja kehittämiseksi.

Henkilötietoja luovutetaan palvelukäyntejä toimittaville työnsuorittajille (niin kutsutut “Gubbet-avustajat”) siinä määrin kuin sopimuksen mukaisen palvelun toteuttaminen edellyttää. Ennen tietojen luovuttamista työnsuorittajien kanssa tehdään kirjallinen sopimus salassapitovelvollisuudesta. Lisäksi henkilötiedoiksi määritettäviä tietoja voidaan jakaa asiakkaan omaiselle, tai muulle asiakkaan nimenomaisesti määrittämälle henkilölle asiakkaan nimenomaisella suostumuksella. Asiakkuuksissa, joissa Gubbe Sydänystävä Oy toimii palveluntuottajana hyvinvointialueelle tai kunnalle ei tietoja voida luovuttaa Gubben kautta, vaan tietopyynnöt tulee osoittaa rekisterinpitäjälle eli kunnalle tai hyvinvointialueelle.

Muussa tapauksessa henkilötietoja ei luovuteta Gubben organisaation ulkopuolisille kolmansille osapuolille, ellei jokin seuraavista ehdoista sovellu:

Tietosuojaselosteen tarkoituksen saavuttamiseksi

Siltä osin kuin kolmannet osapuolet tarvitsevat pääsyn henkilötietoihin palveluiden suorittamiseksi, Gubbe on toteuttanut asianmukaiset sopimukselliset ja organisatoriset toimenpiteet varmistaakseen, että henkilötietoja käsitellään ainoastaan tässä tietosuojaselosteessa mainittuihin tarkoituksiin sekä soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

Oikeudellisten perusteiden johdosta

Henkilötietoja voidaan jakaa Gubben organisaation ulkopuolisten kolmansien osapuolien kanssa, mikäli on perusteltu syy uskoa, että pääsy henkilötietoihin tai niiden käyttö on tarpeen:

(i) soveltuvan lain, asetuksen tai oikeuden määräyksen täyttämiseksi

(ii) väärinkäytöksen, turvallisuusriskin tai teknisen ongelman havaitsemiseen, estämiseen tai käsittelemiseen

(iii) Gubben, käyttäjien tai yleisön etujen suojaamiseksi, omaisuutta tai turvallisuutta lain asettamien vaatimusten mukaisesti. Asianomaisia tiedotetaan henkilötietojen käytöstä tällaisissa tapauksissa silloin, kun se on suinkin mahdollista.

Muiden oikeutettujen syiden vuoksi

Mikäli Gubbe on osapuolena sulautumisessa, liiketoimintakaupassa tai muussa yrityskaupassa, henkilötietoja voidaan siirtää kolmannelle osapuolelle, joka on mukana kyseisessä yrityskaupassa. Tällaisessa tilanteessa taataan henkilötietojen luottamuksellisuus ja tilaajia tai asiakkaita tiedotetaan ennen tietojen siirtoa tai tietosuojaselosteen vaihtumista.

Nimenomaisella suostumuksellasi

Henkilötietoja voidaan jakaa kolmansille osapuolille muissa, kuin yllä luetelluissa tilanteissa silloin, kun nimenomaisen suostumus on saatu siihen. Aiemmin annettu suostumus on oikeutettu perua milloin tahansa.

Verkkosivujen käyttöön liittyvää kokonaiskertymätietoa ja muuta anonyymiä tietoa voidaan jakaa mainostajille, liikekumppaneille ja muille kolmansille osapuolille.

Tiedonsiirrot Euroopan ulkopuolelle

Gubbe ei siirrä henkilötietoja Euroopan Unionin tai Euroopan talousalueen ulkopuolisiin maihin. Poikkeuksena tähän ovat Euroopan komission tietosuojan vastaavuuspäätöksen saaneet maat, kuten Iso-Britannia.

6. Henkilötietojen suojaaminen

Gubbe käsittelee henkilötietoja asianmukaisella huolellisuudella ja soveltuvan lainsäädännön asettamien vaatimusten mukaisesti.

Tietojen suojauksen periaatteet

Henkilötietojen käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta ja tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun henkilötietoja säilytetään verkkopalvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Gubbe huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja vain niiden työntekijöiden toimesta, joiden työnkuvaan se kuuluu.

Miten säilytämme henkilötietoja?

Henkilötietoja säilytetään suojatuilla palvelimilla, joita hallinnoimme yhdessä palveluntarjoajien kanssa. Säilytettyjä henkilötietoja suojataan turvallisuus- ja pääsynvalvonnalla, mukaan lukien kaksivaiheisella käyttäjänimi- ja salasanatunnistamisella sekä asianmukaisella tiedon salauksella.

Henkilötietojen säilytysaika

Gubbe ei säilytä henkilötietoja pidempään kuin laissa on säädetty ja pidempään kuin palveluiden tarjoaminen edellyttää. Säilytysaika on riippuvainen tietojen luonteesta sekä käsittelyn tarkoituksesta. Säilytysaika voi näin ollen vaihdella riippuen tiedosta ja käsittelyn tarkoituksesta.*

Asiakkaiden ilmaistua asiakassuhteen päättyvän lopullisesti, asiakkaan henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan 90 päivän kuluessa. Tietoja säilytetään asiakassuhteen päätyttyä mahdollisten reklamaatiotilanteiden varalta. Vastaavasti työnsuorittajien henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan 90 päivän kuluessa toimeksiantosuhteen päätyttyä.

Joissain tapauksissa henkilötietoja säilytetään lakiin perustuvista syistä pidempään kuin 90 päivää asiakas- tai toimeksiantosuhteen päätyttyä. Esimerkiksi kirjanpitolaki velvoittaa säilyttämään tilikauden tositteet, jotka voivat sisältää henkilötietoja, kuusi vuotta tilikauden.

7. Rekisteröidyn oikeudet

Tietosuojalain ja -asetuksen mukaisesti rekisteröidyllä on oikeuksia omiin henkilötietoihinsa, joita Gubbe käsittelee*. Tässä osiossa on eritelty nämä oikeudet. Kaikkiin näihin oikeuksiin tai yleisesti henkilötietojen käsittelyyn liittyvissä asioissa voi olla yhteydessä Gubben tietosuojavastaavaan privacy@gubbe.com.

Oikeus tarkastella omia henkilötietoja

Gubbe tarjoaa rekisteröidylle pääsyn rekisteröidyn omiin henkilötietoihinsa, joita käsitellään. Tämä tarkoittaa, että rekisteröity saa omasta kirjallisesta pyynnöstään tietää, mitä rekisteriin liittyviä henkilötietoja on kerätty ja käsitelty sekä mihin tarkoitukseen näitä tietoja käytetään tai on käytetty. Ennen tietoihin pääsyä voidaan pyytää tarvittaessa pyynnön esittäjää todistamaan henkilöllisyytensä.

Oikeus tietojen oikaisemiseen

Rekisteröidyllä on pyynnöstä oikeus virheellisen, epätarkan, vanhentuneen tai tarpeettoman tiedon korjaamiseen tai täydentämiseen.

Oikeus vaatia tiedon poistamista

Rekisteröidyt voivat pyytää Gubbea poistamaan henkilötietonsa järjestelmistään. Pyyntösi mukaiset toimenpiteet suoritetaan, mikäli Gubbella ei ole oikeutettua syytä olla poistamatta tietoa. Tiedot eivät välttämättä poistu välittömästi kaikista varmuuskopio- tai muista vastaavista järjestelmistämme. Tällaiset varmuuskopiot poistetaan heti kun se on mahdollista.

Oikeus vastustaa käsittelyä

Rekisteröidyt voivat pyytää rajoituksia henkilötietojensa käsittelyyn, mikäli tietoa käsitellään muihin tarkoituksiin kuin palvelumme suorittamiseksi tai laista aiheutuvan velvollisuuden täyttämiseksi. Rekisteröidyt voivat myös vastustaa henkilötietojensa käsittelyä jatkossa, jos käsittely perustuu aikaisemmin annettuun suostumukseen. Henkilötietojen käsittelyn vastustaminen saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää Gubben palveluja.

Rekisteröidyillä on aina oikeus kieltää meitä käyttämästä henkilötietoja suoramarkkinointiin, markkinatutkimukseen tai profilointiin ottamalla yhteyttä privacy@gubbe.com

Oikeus käsittelyn rajoittamiseen

Rekisteröidyt voivat myös pyytää Gubbea rajoittamaan tiettyjen henkilötietojensa käsittelyjä. Tietojen käsittelyn rajoittamista koskeva pyyntö saattaa johtaa rajoitetumpiin mahdollisuuksiin käyttää Gubben verkkosivuja sekä palveluja.

Oikeus siirtää tiedot järjestelmästä toiseen

Rekisteröidyillä on oikeus saada henkilötietonsa Gubbelta jäsennellyssä ja yleisesti käytetyssä muodossa.

Oikeuksien käyttäminen

Tässä mainittuja oikeuksia voidaan käyttää lähettämällä yllä mainittuihin osoitteisiin kirje tai sähköposti sisältäen seuraavat tiedot: nimi, osoite, puhelinnumero ja kopio voimassaolevasta henkilöllisyystodistuksesta. Gubbe voi pyytää rekisteröidyn henkilöllisyyden todistamisen kannalta tarpeellisten lisätietojen toimittamista. Pyynnöt, jotka toistuvat kohtuuttoman usein, ovat liiallisia tai jotka ovat selvästi perusteettomia voidaan hylätä. Mikäli rekisteröity katsoo, että henkilötietojen käsittelytoimenpiteet ovat ristiriidassa voimassaolevan lainsäädännön kanssa, rekisteröity voi tehdä valituksen paikalliselle tietosuojaviranomaiselle.

Oikeus tehdä valitus viranomaiselle

Sinulla on oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, jos katsot, että henkilötietojesi käsittelyssä rikotaan EU:n yleistä tietosuoja-asetusta (EU) 2016/679.

Tietosuojavaltuutetun toimisto:

Käyntiosoite: Lintulahdenkuja 4, 00530 Helsinki

Postiosoite: PL 800, 00531 Helsinki

Puhelinvaihde: 029 566 6700

Kirjaamo: 029 566 6768

Tietosuojakäytäntömme: asiointi puhelimitse

Sähköposti (kirjaamo): tietosuoja(at)om.fi

Kotisivut: https://tietosuoja.fi/tietosuojavaltuutetun-toimisto

8. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Tämän tietosuojaselosteen muuttaminen voi olla tarpeellista muuttuneiden lainsäädännöllisten vaatimusten vuoksi tai tietosuojakäytäntöjemme muuttuessa tai liiketoimintamme kehittämisen vuoksi. Muutokset tähän tietosuojaselosteeseen tulevat voimaan heti, kun ne ovat julkaistu verkkosivuillamme.

9. Miten voit olla meihin yhteydessä?

Mikäli sinulla on lisäkysymyksiä tietosuojakäytäntöihimme liittyen, ota yhteyttä osoitteeseen privacy@gubbe.com.

‍